問：從青島海關出口的貨物由於是無紙化報關，貨代無法提供帶有海關簽章的裝貨單場站收據副本，那麼進行出口單證備案的時候，裝貨單應該是什麼呢？是由自己公司做的裝箱明細還是由貨代出具的倉單，理貨單，箱單？上面應該有哪些簽章呢？
答：根據《國家稅務總局關於出口貨物退（免）稅實行有關單證備案管理制度（暫行）的通知》 （國稅發[2005]199號）出口貨物退（免）稅有關單證備案說明中第三項出口貨物裝貨單的解釋為，裝貨單是出口貨物托運中的一張重要單據，它既是托運人向船方（或陸路運輸單位）交貨的憑證，也是海關憑以驗關放行的證件。只有經海關簽章後的裝貨單，船方（或陸路運輸單位）才能收貨裝船、裝車等。因此，實際業務中，裝貨單又稱為「關單」。
同時根據《國家稅務總局關於出口貨物退（免）稅實行有關單證備案管理制度的補充通知》 （國稅函[2006]904號）第二條規定：《通知》附件《出口貨物退（免）稅有關單證備案說明》中對「出口貨物裝貨單」的解釋要求有海關簽章。但考慮到出口企業難以取得簽章的「出口貨物裝貨單」，在實際工作中只要出口企業備案的「出口貨物裝貨單」是《通知》規定的含義，可不需要海關簽章。
另外，《補充通知》中第三條對於出口企業備案的單證是電子資料或無紙化的，可以採取以下兩種方式其中之一進行備案：
（一）對於出口企業沒有簽訂書面購銷合同，而訂立的是電子合同、口頭合同等無紙化合同，凡符合我國《合同法》規定的，出口企業將電子合同列印、口頭合同由出口企業經辦人書面記錄口頭合同內容並簽字聲明記錄內容與事實相符，加蓋企業公章後備案。
對於其他單證的備案，如為國家有關行政部門採取了無紙化管理辦法使出口企業無法取得紙質單證或企業自製電子單證等情況，出口企業可採取將有關電子資料列印成紙質單證加蓋企業公章並簽字聲明列印單證與原電子資料一致的方式予以備案。
（二）除口頭合同外，對於出口企業訂立的電子購銷合同、國家有關行政部門採取無紙化管理的單證以及企業自製電子單證等，出口企業可提出書面申請並經主管稅務機關批准後，可以採用電子單證備案管理，即以電子資料的方式備案有關單證。出口企業應保證電子單證備案的真實性，定期將有關電子資料進行備份，在稅務機關按規定調取備案單證時，應按稅務機關要求如實提供電子資料或將電子資料列印並加蓋企業公章的紙制單證。
因此，貴公司可依據上述規定，結合自身實際情況，可採取將有關電子資料列印成紙質單證加蓋企業公章並簽字聲明列印單證與原電子資料一致的方式予以備案，或者提出書面申請並經主管稅務機關批准後，採用電子單證備案管理方式備案。
